A gestão dos estoques nas organizações deve receber um olhar cada vez mais cuidadoso por parte dos gestores devido às mudanças tecnológicas, concorrência e novas legislações na área fiscal e tributária.
Estoques foram criados primeiramente para garantir um nível satisfatório de serviço ao cliente/consumidor e se bem administrados podem deixar de representar grandes custos e passarem a ser sinônimo de maximização de recursos da empresa.
A grande dificuldade em gerir estoques está na falta de conhecimento do quanto de dinheiro tem-se naqueles espaços destinados às mercadorias e insumos. A questão é entender o motivo para que cada item seja mantido em estoque. Desse modo é necessário o acompanhamento, a todo momento, de cada item, verificando sistematicamente a sua movimentação.
Outro ponto importante é lidar com as incertezas (comportamento da demanda, atrasos na entrega de mercadorias e insumos, etc), pois estes representam o principal motivo para a existência de estoques. Reduzir incertezas é sinônimo de redução de estoques.
É preciso entender como o consumo se projeta ao longo do tempo, para isso a adoção de indicadores de desempenho na gestão dos estoques é imprescindível. Um indicador muito utilizado é o giro ou rotatividade dos estoques, que mostra o número de vezes que os estoques são consumidos totalmente em um período de tempo. Sendo que quanto maior o giro de estoque, maior movimentação financeira. Já a cobertura de estoques indica quanto os estoques fazem a cobertura da demanda em condições normais, também em um período de tempo, sem a necessidade de reposição.
Os vários itens em estoque estão sujeitos a uma política diferente, nesse sentido a Curva ABC é um método muito utilizado na gestão de estoques para agrupar e classificar os materiais em ordem de importância, sendo possível a concentração de esforços naqueles que mais impactam os estoques.
Os estoques podem ser classificados em A, que são poucos produtos, cerca de 20% dos itens em estoques, porém são itens prioritários, pois representam cerca de 80% do valor total em estoque. Os itens B representam cerca de 30% dos itens em estoques, são intermediários e equivalem a aproximadamente 15% do valor total em estoque. Itens C, são 50% dos itens em estoque e representam apenas 5% do valor total em estoque.
Outra prática muito importante na gestão dos estoques é o Inventário, que consiste na contagem de materiais disponíveis na empresa. Essa rotina é utilizada para diminuir as discrepâncias entre o estoque físico e o contábil. A tecnologia tem contribuído para tornar esse processo mais rápido e prático.
As práticas elencadas neste texto veem de encontro com as mudanças que veem ocorrendo na legislação fiscal e tributária atualmente, com a implantação do SPED Fiscal, mais precisamente com relação aos Blocos K e H.
O Bloco H corresponde ao livro Registro de Inventário e destina-se à discriminação de mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e em acabamento existentes no estabelecimento na data de encerramento do balanço patrimonial.
Já o bloco K refere-se ao Registro de Controle de Produção e Estoque e dedica-se à escrituração dos documentos fiscais e dos documentos de uso interno do estabelecimento, correspondentes às entradas e saídas, à produção e às quantidades relativas aos estoques de mercadorias.
Devido a importância desse assunto atualmente, a gestão dos estoques requer a implantação de procedimentos internos conforme citado, e principalmente, a adoção de recursos tecnológicos e sistemas que sejam aptos a fornecer ferramentas de controle e acompanhamento através de indicadores, e ainda, disponibilizem informações confiáveis que estejam de acordo com a legislação fiscal e tributária.