Um dos primeiros passos para uma gestão de pessoas eficaz é a elaboração da descrição de função e análise de cargos. É a partir dela que são desenvolvidas as outras políticas de pessoal.
A descrição de função e análise de cargos é um documento formal. Nela são elencadas todas as atividades realizadas para cada cargo da empresa com a finalidade de registrar e dar conhecimento ao funcionário sobre o que faz e o que não faz parte de suas atribuições, evitando desvio de função.
Como ponto de partida é preciso identificar os cargos existentes na empresa. É necessário estabelecer a nomenclatura adequada, se ainda não tiver. Para isso, pode ser utilizada a Classificação Brasileira de Ocupações – CBO, do Ministério do Trabalho e Emprego.
Estabeleça, em seguida, a missão do cargo, que é o objetivo principal que o cargo deve atingir e indique para qual cargo é subordinado e se possui outros cargos subordinados a ele.
Em seguida deve ser aplicado um questionário a cada colaborador, solicitando que este enumere as atividades executadas diariamente, semanalmente, mensalmente e esporadicamente. Além da enumeração do que é feito, complemente as informações com o como é feito e para que é feito cada atividade.
A partir disso faça a análise do cargo, estabelecendo quais são as responsabilidades de cada cargo, bem como a formação mínima e desejável, conhecimentos, habilidades e atitudes requeridas e tempo de experiência para o pleno exercício do cargo.
A descrição e análise de cargos deve ser revisada periodicamente e o ocupante do cargo deve ter pleno conhecimento desse documento, podendo receber uma cópia do mesmo.